章程

第一章:總則

1.本會定名為納閩廣惠肇會館。
2.本會之註冊地址為 1st Floor, Lot F5, Saguking Warehouse, Off Jalan, Patau Patau,通訊地址為納閩聯邦直轄區,信箱二百六十一號,郵區87008.
3.

本會之宗旨如下:

 (a)促進會員之間的團結及情誼;
 (b)培養會員之間的互助合作精神;
 (c)協助會員迎合地方環境與社群的需求,致力維護福利及效忠政府;
 (d)推動文化,教育,社會福利活動;與
 (e)建立及管理協天宮。

第二章:會員入會資格及入會手續

4.凡居住在納閩聯邦直轄區的廣惠肇三府同鄉,行為端正,擁有正當職業及年逾十六歲者,均可申請入會,申請者在填妥申請表格後呈交理事會審核,經理事會批准及繳清入會基金與年捐者,即成為本會會員,本會將發給會員證。
5.非屬廣惠肇三府的會員妻室及子女,亦可申請為附屬會員,入會手續將依照本會章程第4條文所述。
5(A).年屆五十歲的申請者,需遵照章程第 8(1), 8(2), 8(3) 及8(4) 條文申請成為永久會員,否則其入會申請將不被接納。
6.

會員之權利如下:

 (1)會員有權出席會員大會,在大會上發言,提出動議,建議,表決及彈劾。會員擁有選舉與被選舉擔任理事會成員及信託人的權利,惟附屬會員不得被選擔任理事會成員或信託人。
 (2)會員間如遇發生糾紛得請求本會調解。
 (3)成為本會會員三個月後,享受本會一切設備及利益。
7.會員義務 - 會員有遵守本會章程服從本會議決案及按時繳納年捐之義務。
8.

獎勵

 (1)凡會員一次過捐獻三百零吉或曾為本會服務有顯著表現者可以成為永久會員。
 (2)凡會員一次過捐獻一千五百零吉或曾為本會服務有特別表現者可以成為永久名譽會員。凡會員曾任五屆理事並曾為本會服務有顯著表現或一次過捐獻三千零吉者,可以通過理事會的推薦,成為永久名譽理事。
 (3)凡會員曾任會長,署理會長或副會長並曾為本會服務有傑出的表現或一次過捐獻五千零吉者,可以通過理事會的推薦,成為永久名譽會長。
 (4)永久名譽會長,永久名譽理事,永久名譽會員及永久會員均獲豁免繳納年捐。
9.

懲罰及退會

 (1)會員如違反本會章程或各項議決或有其他不法之行為致妨害本會會務或會譽者,經理事會檢舉可按其情節輕重予以警告或停止會員權益若干時期或永久開除會籍等處分。
 (2)會員欠繳年捐兩年經通函催交乃不繳納者,理事會可停其會籍。
 (3)被依章程第 9(2) 條文停會籍者可重新申請為會員。
10.會員退會須一個月前書面通知本會,經理事會批准後方生效,其所享受之權益亦告喪失。
11.會員自動退會或被開除會籍須繳還本會發給之會員證,其以前所繳交之基金,年捐及特別捐等本會一概不退還,但所欠之會費及捐款乃須繳納。

第三章:組織及職權

12.

本理事會給共有二十三名理事成員如下:

會長一名
署理會長一名
副會長一名
秘書長一名
財政一名
副財政一名
總務一名
福利主任一名
副福利主任一名
康樂主任一名
副康樂主任一名
婦女主任一名
副婦女主任一名
青年團長一名
副青年團長一名
國文秘書一名
英文秘書一名
普通理事六名

國文秘書與英文秘書兩職由會長委任。
其他二十一名理事須經會員大會選舉產生。他們必須先被提名和附議後,由會員投票選舉獲多數票者得之。
名譽會長,名譽理事和名譽會員可由會員大會議決委任,顧問可有理事會委任。

13.二十一名當選理事須舉行複選以選出擔任本會章程第12條文所規定的理事會各職位(國文秘書與英文秘書除外)。
14.

本會及理事會之組織結構如下:

15(1).

本會以會員大會為最高決策機構,其權利如下:

 (a)复準及檢討前期會員大會會議錄。
 (b)批准理事會提呈之財政預算案及接納經稽查過的前年帳目。
 (c)選舉或罷免理事會成員(如有必要)。
 (d)委任一名不是理事會成員的會員為稽查員(如有必要).
 (e)選舉三名信託人(如有必要)。
 (f)討論其他預先知會之事項。

註:信託人沒有固定的任期,但下列的會員不得被選為信託人:

 1.未滿二十一歲或年逾六十歲者。
 2.精神病患或瘋顛者
 3.未清還債務的破產者
 4.擔任本會受薪職位者
 5.從事不正當職業或曾受刑事處分者
 6.非馬來西亞公民者。
 7.已決定永久離開納閩聯邦直轄區者。
 8.非永久會員者。
15(2).

理事會的職權如下:

 (a)執行會員大會議決案。
 (b)處理本會重要會務。
 (c)召開會員大會。
 (d)修訂本會各項獎勵辦法及細則,核准並施行之。
 (e)組織特種或小組委員會。
 (f)聘任及開出受薪僱員。
 (g)指示信託人有關不動產之處理辦法。

註:下列的會員不得被選為理事成員:

 1.未滿十八歲者 。
 2.精神病患或瘋顛者。
 3.未清還債務的破產者。
 4.擔任本會受薪職位者。
 5.從事不正當職業或曾受刑事處分者。
 6.入會不足一年。
 7.未遵照本會章程第7條文盡會員義務者。
 8.非馬來西亞公民者。
 9.本會的附屬會員。
15(3).

會長的職權如下:

 (a)為本會的合法代表,在對外事務上代表本會。
 (b)負責召開及主持一切會員大會與理事會議,並負責監督會務之進行,他有表決權並須簽署獲得通過之會議記錄與確保執行本會的一切議決案。
 (c)督促及協助本會各部門或各小組執行職務。
 (d)簽署本會的所有來往文件及通告和聯同財政簽署所有本會之支票。
 (e)處理各項緊急事務及有權批准不超過兩千零吉的開銷。
15(3A).

署理會長的職權如下:

 (a)協調及協助會長處理各項會務。
 (b)在會長缺席,辭職,請假或其他原因而缺席時代表會長之職權。
15(4).

副會長的職權如下:

 (a)協調及協助署理會長處理各項會務。
 (b)在署理會長缺席,辭職,請假或其他原因而缺席時代表署理會長之職權。
15(5).

秘書長的職權如下:

 (a)執行會長或在他的缺席下,署理會長及副會長所委派之會務。
 (b)在會長的指示下召開會議並擬定會議之議程。
 (c)處理一切有關本會之公函文件並在會長的同意下簽署這些公函文件,而在必要時聯同財政簽署本會之銀行支票。
 (d)準備會務報告與督促本會受薪職員及其他工作人員。
 (e)掌理會議記錄及保管本會之記錄和重要文件。
 (f)依據本會章程第二章辦理會員入會手續及掌管會員資料登記簿。
15(5A).

國文秘書的職權如下:

 (a)在必要時,在會議中協助秘書長處理會議記錄。
 (b)處理一切國文來往函件。
 (c)負責所有國文文件的翻譯工作
 (d)協助秘書長執行職務。
15(5B).

英文秘書的職權如下:

 (a)在必要時,在會議中協助秘書長處理會議記錄。
 (b)處理一切英文來往函件。
 (c)負責所有英文文件的翻譯工作。
 (d)協助秘書長執行職務。
15(6).

財政的職權如下:

 (a)保管本會一切的重要文件,契約及地契。
 (b)負責所有錢財事務,處理及記錄一切本會之帳目和整理常年財政報告及擬定和提呈財政預算案于理事會議和會員大會。
 (c)聯同會長或秘書簽署本會之銀行支票。手上零用現金不可超過兩千零吉。超額的款項必須在收款日的七天內存入本會的銀行戶口。
15(6A).副財政須協助財政執行其職權並在財政缺席時代行其職權,惟無權代表財政簽署銀行支票。
15(7).總務的職權如下:
- 執行及處理理事會所議決的本會一切雜項工作事宜。
15(8).福利主任的職權如下:
- 執行及處理理事會所議決的本會一切杂项工作事宜
15(8A).副福利主任須協助福利主任執行其職權並在福利主任缺席時代行其職權。
15(9).康樂主任的職權如下:
- 執行及處理理事會所議決的本會一切有關康樂工作事宜。
15(9A).副康樂主任須協助康樂主任執行其職權並在康樂主任缺席時代行其職權。
15(10).婦女主任的職權如下:
執行及處理理事會所議決的本會一切有關婦女工作事宜。
15(10A).副婦女主任須協助婦女主任執行其職權並在婦女主任缺席時代行其職權。
15(11).青年團長的職權如下:
執行及處理理事會所議決的本會一切有關青年工作事宜。
15(11A).副青年團長須協助青年團長執行其職權並在青年團長缺席時代行其職權。
15(12).六名普通理事須出席理事會議以及負責一般性還沒有指派給以上理事成員的事務。如理事會任何一個職位出現空缺時,理事會可推選其中一名普通理事填補之。
15(13).廣東義山小組委員會與協天宮小組委員會的任期與理事會的任期相同。廣東義山小組委員會將與海南會館和潮州公會協調及處理義山事務。協天宮小組委員會將負責管理協天宮事務。
15(14).理事會將決定特別事務或小組委員會的任務和事務。
15(15).三名信託人將代表本會簽署所有不動產之契據但須經會員大會通過後執行之。如果信託人宣告破產,永久離開納閩聯邦直轄區或身故,其將被當辭職,會員大會可填補其空缺。
15(16).稽查員有責任在職期間稽查本會的帳目,如發現理事會有舞弊,挪用公款,貪污或任何抵觸章程或會員大會議決案時須向會員大會呈上報告書。在職期間,會長亦可隨時要求稽查員稽查任何有關本會之帳目。若稽查員蓄意隱瞞事實和知情不報,其將承擔一切責任和後果。稽查員有責任在職期間出席每一個會員大會。
16.總務,福利主任,康樂主任,婦女主任和青年團長可各別成立小組委員會並可委任任何會員為其成員。
17.理事會有權僱用受薪職員或助理並議決其名額,人選由會長聘任之。
18.理事會任期為兩年。理事會成員可連任惟會長和財政的任期則以五屆為限。稽查員的任期只限一屆,不得連任。如果理事會有職位空缺時,將由前次理事選舉中得票最高的落選者依次序填補之。
18(A).任何理事在連續缺乏充分理由之下缺席三次會議,其將被視為自動辭職。所懸空的職位將依照章程第15(12)和第18填補之。
19.理事會將根據本會章程之條文來制定處理本會會務,理事會事務及各小組事務的法規。

第四章:會議

20.

常年會員大會須在每年的五月三十一日前召開。特別會員大會將在下列情況下召開:

 (a)如果理事會認為有必要或
 (b)在不少過三分之一的會員以書面申請下,惟需註明理由與目的。
21.理事會每兩個月須召開一次會議。如果半數以上理事要求或會長認為必要時可召開特別理事會議。
22.會員大會必須獲得至少以六分之一的會員或四十六位會員(兩者以少數作準)出席,為最少之法定人數。如果法定人數未足,會員大會將展期,並在不超過十四天內召開,日期將由理事會決定。在展期之大會裡如法定人數不足,到時不論出席人數多寡,大會依期召開。惟該大會將無權修改章程或做出任何足以影響所有會員之決定。特別會員大會的法定人數和展期條規亦將根據會員大會的條文實行。
23.理事會議以至少十二名理事出席為法定人數。
24.稽查員如有事件要報告或在會長要求時可列席理事會議。
24(A).會員大會通告必須在會議召開前兩個星期發出于會員,而理事會議通告必須在會議召開前一個星期發出于理事成員。

第五章:經費及會計

25.本會經濟來源包括會員入會費,會員月捐,特別捐,及本會不動產之收益。
26.每名申請入會新會員需繳納入會費三十零吉並聯同兩張護照式相片,身份證或出生證書影印本和入會申請表格呈交理事會。
27.會員年捐為十零吉須在每年三月三十一日前繳納。 >
28.若有必要時理事會可議決向會員募捐特別捐。
29.本會的財務年將以每年的一月一日開始至十二月三十一日結束。理事會有權委任合格會計師(或會計師樓)來稽查本會之財務帳目以及處理本會稅務事宜。
30.任何一項超過兩千零吉的開支必須經理事會的批准,而任何一項超過一萬零吉的開支則必須先得到會員大會議決通過。
31.本會章程非經會員大會議決通過不得修改。修改後之章程將在社團註冊官批准之日起生效。